売掛金を一言で言い表すと、俗に言うツケにあたり、通常一ヶ月毎に請求し、それに対して相手先が支払いをするのです。そのツケを管理する台帳が得意先元帳になります。得意先元帳では売掛金の発生、回収、残高が記入され、それぞれ相手先毎に管理できるようになっています。
掛け売りの都度振替伝票を記入するのではなく、締め日に請求書を作成した時点で、合計額で記入すれば伝票の枚数や総勘定元帳への記入も減りますので、作業が省略できます。
ただし、その場合には総勘定元帳への記入は合計金額のみしか表示されないことになりますので、その詳細を確認するためには得意先元帳が必要になります。
また、得意先元帳では各得意先毎に分けて記入していきますが、総勘定元帳においては得意先によって区別することはなく、一律に売掛金という一つの口座で処理していきます。従って、総勘定元帳における売掛金の残高の内訳を、得意先元帳が表していることになります。
売掛金・買掛金の管理は商売をする上においては非常に重要な業務の一つです。この管理を疎かにし、万が一ミスがあれば取引先の信用は失墜してしまいます。最悪の場合には取引きが解消される場合も考えられます。特に得意先や仕入先の件数が多い会社の場合は細心の注意が必要です。
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