企業活動を行っていく上では、さまざまな取引きが発生します。そして企業の財産状況・負債状況・収支状況等を把握しておくために、それらの取引きを記録しておく必要があります。経理・帳簿＝税務申告とお考えになられる方もいらっしゃるでしょうが、それ以外にも経営分析や予算管理にも利用できるのです。
経営分析・予算管理という言葉を使うと仰々しく感じられますが、そこには『費用の使いすぎはないのか？』『材料代の値上がりで利益はどれだけ減ったのか？』『来月の支払いはいくらあるのか？』といった、事業・商売をする上での基本ともいうべきポイントが含まれているのです。
ただし、単純に取引きを記録し、羅列しただけでは企業の状況を把握することは不可能です。それを可能にする手段が、簿記になります。
一つの取引は、その取引に関する代金の回収または支払いにより終了します。経理では商品の注文を受けたり、契約を交わしただけではモノや商品が動いていないので、通常は取引とは考えません。
ここで実際の取引について再現してみるとします。
商品の注文を受ける → 商品を引き渡す → 請求書を発行する → 代金の支払を受ける
（モノが動く） （お金が動く）
以上のように、商品の注文を受けそれを販売し（モノが動く）、一つの取引が始まったとしても、それに対し請求書を発行し、販売代金を回収する（お金が動く）までは、取引が終了したとはいえないわけです。このように代金の決済が終了することにより、はじめて一つの取引を金額で表示することが可能となり、それぞれの取引を、売上、仕入、経費、及び資産又は負債の増減として記録し集計して、事業の成果をみるために貸借対照表や損益計算書を作成していくことになるのです。
つまり簿記とは企業が行った取引きを、簿記用語に翻訳し＜仕訳＞、その翻訳したものを各分類口座＜勘定科目＞に区分けすることであり、そうすることによって企業の状況が把握できる資料が作成できるようになるのです。
簿記用語への翻訳＜仕訳＞の例
例１）取引き内容（購入するもの）は違うが、翻訳＜仕訳＞すると同じ結果
借方（左）貸方（右）
切手を現金で購入 → 通信費／現金
電話代を現金で支払い → 通信費／現金
従業員のための制服を現金で購入 → 福利厚生費／現金
従業員の送別会費用を現金で支払い → 福利厚生費／現金
例２）取引き内容（購入するもの）は類似しているが、翻訳＜仕訳＞すると違う結果
飲食代を現金で支払い（得意先を接待） → 接待交際費／現金
飲食代を現金で支払い（従業員の親睦会費用） → 福利厚生費／現金
プリンター（１台８万円）を現金で購入 → 消耗品費／現金
パソコン（１台２５万円）を現金で購入 → 備品／現金 |
